Körlevelek készítése
Az alapfeladat a következő: van egy levél sablonunk, amit sok példányban kell elkészítenünk úgy, hogy a példányok bizonyos helyeken különböznek. Konkrétabban: van egy címlistánk, és minden levél-példányban más-más címzett adatainak kell megjelennie, de a levél szövege azonos.
Picit elvonatkoztatva a levelezéstől, sokféle célra használható egy körlevél eszköz. Például: diákok érettségi eredményeit tároljuk egy adatbázisban, és a "körlevél" az egyes
bizonyítványok kinyomtatását jelenti. Ilyenkor a bizonyítvány formátuma, fejléce, részei azonosak, de természetesen a vizsgaeredmények diákonként változnak.
Egy körlevél elkészítése a következő lépésekből áll:
- adatforrás elkészítése
- levélsablon elkészítése
- adatmezők beszúrása a sablonba
- sablon feltöltése az aktuális adatokkal
- levelek mentése, nyomtatása vagy küldése
adatforrás elkészítése
Az adatforrás adatbázis, ami rekordokat tartalmaz. Minden rekordhoz egy körlevél-példány fog tartozni, a rekordnak több mezője lehet, például név, megszólítás, cím, stb.
Az adatbázis formátuma szinte tetszőleges, lehet munkafüzet, szöveges állomány vagy akár MYSQL adatbázis is. A következő ábrán egy munkafüzetben tárolt adatbázis részlete látható.
Az első sor a mezők nevét tartalmazza, minden további sor egy-egy rekord adatait tárolja.
Az elkészült adatforrást a Fájl>Tündérek>Címadatforrás menüpontban regisztrálhatjuk, ami azt jelenti, hogy az adatbázis mezői elérhetővé válnak a körlevél dokumentum szerkesztésekor.
levélsablon elkészítése
A levélsablon egy olyan dokumentum, amiben szerepelnek adatforrás mezők.
adatmezők beszúrása a sablonba
A mezőket a Beszúrás>Mező>Egyéb mező...>Adatbázis>Körlevélmezők menüpontban találjuk.
sablon feltöltése az aktuális adatokkal
A sablont célszerű menteni, majd ezután következik az egyedi levél-példányok létrehozása.
(Eszközök>Körlevéltündér) Az egyesítés történhet egyedi dokumentumokba, vagy egyetlen állományba.
levelek mentése, nyomtatása vagy küldése
Ha egy állományba mentjük a körleveleket, minden levél páratlan oldalon fog kezdődni, ezért megjelenhetnek üres oldalak. A nyomtatás beállításainál kikapcsolható ezen üres oldalak nyomtatása, értelmük csak akkor van, ha többoldalas a körlevél.